ISO 9001 2008

 ISO 9001:2008 Intinya adalah bagaimana perusahaan atau organisasi mengelola sumber daya (resources) baik SDM maupun aspek Financial menjadi barang/ jasa yang dapat memenuhi kepuasan pelanggannya sehingga tujuan organisasi bisa tercapai. Sistem Manajemen Mutu ini berpedoman pada siklus Plan Do Check Action (PDCA)

  

PLAN

Siklus ini dimulai dengan Persyaratan Pelanggan, yang berati bahwa organisasi/ perusahaan harus memahami apa yang diinginkan oleh pelanggannya, tanpa paham apa yang diinginkan pelanggan sangat mungkin organisasi tidak dapat memenuhi kepuasan yang diharapkan pelanggan, di ISO Pelanggan di dibagi menjadi 2, Pelanggan internal dan pelanggan eksternal, pelanggan internal adalah “next proses” dari departemen kita, Pelanggan Eksternal Adalah para pembeli dari jasa/ Service kita. Nah, sudahkan kalian paham apa yang diinginkan pelanggan baik internal ataupun eksternal??

 Setelah memahami apa yang dipersyaratkan pelanggan, Top Management akan membuat Sasaran Mutu /Target/ Key Performance Indikator untuk arah dan tujuan masing masing departemen dalam mengelola departemennya agar selaras dengan persyaratan pelanggan dan untuk tujuan kepuasan pelanggan, Wah sasaran mutu itu penting sekali ya ?? bayangkan bila departemen berjalan tanpa arah dan tujuan yang jelas, (lihat gbr 1) wah berantakan sekali ya, nah kalau punya tujuan yang jelas semua departemen/ karyawan akan bergerak sinergi untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan.

Manajemen harus menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk dapat memenuhi persyaratan pelanggan baik SDM maupun Sumber Daya lainnya, setelah itu dibuatlah guidance aturan atau dokumen untuk  agar masing-masing departemen dapat mencapai hasil yang standard.

Ada apa aja sih dokumen di ISO ??

Manual Mutu, Policy, Standard Operation Procedure, Intruksi Kerja & Form

1. Manual Mutu adalah dokumen level 1 yang berisi semua klausal yang ada di ISO 9001 dan bagaimana organisasi akan memenuhinya.

2. Policy adalah kebijakan dari Top Management (Direksi) dalam bentuk dokumen mengenai suatu proses di dalam organisasi.

3. SOP/ Procedure : adalah cara melakukan/ menjalankan suatu proses (bisa internal departemen atau lintas departemen)

4. Instruksi Kerja adalah petunjuk praktis untuk melakukan suatu pekerjaan

5. Formulir adalah contoh standard untuk membuat laporan atau bukti kegiatan.

DO

Masing masing departemen harus menjalankan proses sesuai dengan dokumen yang sudah dibuat, kalau sudah menerapkan ISO 9001: 2008  tidak boleh melakukan sesuatu diluar prosedur yang sudah ditetapkan, Ibarat naik kereta api prosedur / dokumen itu seperti Rel tempat jalannya kereta, coba bayangkan apabila kereta keluar dari Rel ??? kacau kan jadinya,,,,

CHECK

Perjalanan kita sampai mana ya ? benar ga arahnya ? mungkin ga sih target nantinya bisa tercapai? apa sih masalahnya? pertanyaan pertanyaan tersebut merupakan bagian dari check,

check yang pertama adalah monitoring, misalnya monitoring target / sasaran mutu, agar kita tahu sedari awal kalau jalur yang kita lalui melenceng, kalau kita bergerak terlalu lambat, monitoring ini adalah sarana untuk mengatisipasi dan meminimalkan kesalahan yang terjadi sehingga target bisa tercapai, monitoring dilakukan oleh departemen masing masing secara periodic. ingat semua karyawan departemen harus paham sampai dimana dan kemana arah departemennya.

check yang kedua adalah Audit, Audit adalah proses membandingkan antara kriteria audit (klausal ISO, Policy, Prosedur, IK) dengan actual (baik secara dokumentasi maupun kejadian di lapangan). Audit ada audit Internal dan Audit Eksternal,  Audit internal dilakukan oleh Tim Internal Audit  yang telah dilatih, periode internal Audit bisa 3, 6 atau bahkan 12 bulan sekali .

apabila ada perbedaan antara Kriteria Audit dengan Aktual itu yang dinamakan Temuan/Finding/ Ketidaksesuaian ada 3 jenis ketidaksesuaian yaitu Major, Minor & Observasi

ACTION & IMPROVEMENT

Hasil pengecekan tadi harus ditindak lanjuti segera, Action yang dilakukan harus sampai pada menghilangkan penyebab ketidaksesuaian (Corrective Action), sehingga kejadian yang sama tidak terjadi lagi, kekurangan & Kesalahan harus diperbaiki segera, agar sistem manajemen berjalan lancar,

bagian dari Action adalah perencanaan ke depan dalam proses yang sama agar bisa lebih baik lagi, dan bisa selalu ditingkatkan performa dan effektifitasnya, satu siklus PDCA inilah yang disebut Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.  www.konsultant-iso.com