Kunci Penerapan System Manajemen (ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, dll)

Menerapkan suatu sisitem manajemen di dalam  suatu perusahaan adalah pekerjaan yang tidak mudah, meskipun kadang perusahaan telah banyak mengeluarkan biaya, waktu dan tenaga namun nyatanya system manajemen ini belum juga mendatangkan manfaat bagi perusahaan itu sendiri bahkan sering kali system yang dibangun mempersulit proses internal dengan persyaratan birokrasi yang berbelit.

bagaimana agar system yang dibangun itu bisa dipetik manfaatnya ?? ada beberapa kunci yang bisa di jalankan agar system manajemen yang diterapkan berjalan effektif.

1.  Proses design system dengan benar :

ya,, sepertinya mudah membuat system berbasis ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 , dsb, namun apakah system yang dibangun tersebut benar seperti yang dibutuhkan perusahaan dan sesuai dengan  ISO ??

terkadang banyak sekali perusahaan yang mendesign system ini berdasarkan ,

a. Copy dari perusahaan lain

syah syah saja dilakukan namun apa jadinya bila semua yang dilakukan oleh perusahaan lain, kita lakukan saja, atas nama permintaan ISO, rasanya ISO tidak pernah meminta anda untuk meng Copy Persis apa yang dilakukan oleh Perusahaan lain, pada dasarnya ISO requirement itu sama tapi penerapanya pasti berbeda di setiap perusahaan, sebelum membuat suatu dokumen mengenai proses pekerjaan, ada pertanyaan mendasar yang perlu di jawab, mengapa kita harus membuat ini ?? apakah ini harus dilakukan ?? apa manfaat dari proses yang akan kita dokumentasikan ini ? kalau jawabnya memang harus dibuat dan dibutuhkan, Go A Head……

b. Membuat sendiri sebisanya

Beberapa perusahaan membuat dokumen ISO berdasarkan pemahaman mereka sendiri , semua proses di perusahaan dibuatkan dokumen, satu proses dibuat sangat lengkap, ada prosedurnya, Instruksi kerjanya, Policynya, dll, yang terkadang isi dari document tersebut saling tumpang tindih, atau bersisi hal hal yang tidak terlalu terkait dengan prose situ sendiri, wal hasil dokumen yang dibuat begitu banyak namun tidak tahu sebenarnya mana yang dijadikan acuan, atau lebih parahnya semua dokumen tidak bisa dipakai sebagai acuan, kalau sudah seperti ini pasti dokumen yang dibuat tidak akan dijadikan pegangan dalam menjalankan proses.

 design system sebaiknya dimuali dengan membuat flow business perusahaan, setelah itu baru tentukan area yang critical dan harus dibuatkan dokumen, setelah itu di kompire dengan requirement dari ISO, sehingga semua dokumen yang dibuat pasti ada tujuannya dan sekaligus sesuai dengan persyaratan (requirement dari ISO), di dalam pembuatan dokumen ini jangan terjebak dengan istilah semakin banyak semakin bagus…..

2.  Kesamaan Pandangan

Penting dalam menjalankan sistem ini untuk menyamakan presepsi, pemahaman dan cara pandang semua orang/ departemen terhadap sisitem ini, niatnya adalah untuk menjalankan proses dengan benar dan konsiten, tidak ada unsur saling menyalahkan disini karena tujuannya adalah perbaikan proses yang terus menerus, maka pemahaman setiap departemen / karyawan terhadap system manajemen ini harus sama bagaimana agar pemahamannya sama, training yang memadai mengenai ISO ini kepada semua karyawan di perusahaan sesuai dengan kapasitasnya, jangan sampai training hanya sebatas spv, ass manager atau manger saja,,,,

3. Menghormati Sistem

semua proses yang terdokumentasi harus dijalankan sesuai dengan apa yg sudah dituliskan dalam dokumen tersebut, Tidak ada jalan pintas  atau dijalankan tidak mengikuti prosedur, agar wibawa system tetap terjaga, wah kalau gitu proses ga jalan, kalau tidak ada si anu, nanti bagaimana ?? repot nih,,,,,,!!! hmmmm , kalau kita baca uraian yang diatas, pada saat design system ini harus benar kan??  maka apapun sebaiknya dituliskan di dalam prosedur misalnya pengecualian, keaadaan khusu, emergency, dll,,,, mudah kan?? atau bisa juga memakai surat sakti : Note dari orang yang akan bertanggung jawab apabila output tidak sesuai karena melanggar persyaratan dokumen.

4. Improvement

tidak ada satu system manajemen yang tidak menetapkan improvement sebagai tujuannya, maka seharusnya perusahaan akan selalu mendapatkan improvement apabila  PDCA dijalankan dengan benar  Plan = Rencana, Do = Melakukan  Yang direncanakan, Check = Pengecekan dan Monitoring, Act= Action / Tindakan apa yang akan dilakukan, satu cycle ini harus bisa mendatangkan peningkatan / Improvement, pelajaran apa yang bisa dipetik dari proses sebelumnya, dan apa yang bisa di standardkan?? apa yang bisa ditingkatkan ?? baik dari segi kuantitas, kualitas, waktu,,,,,,

semoga bermanfaat …….

konsultasi dan Training ISO 9001,14001, OHSAS 18001,,,,,,

www.konsultant-iso.com  email: budi_wibowo_bb@yahoo.com   HP 0812 10 9 10 329