Tips Praktis dan Mudah Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 adalah standard sistem manajemen mutu yang paling banyak digunakan di banyak perusahaan yang bergerak di bidang manufacture maupun jasa.  Dengan Penerapan standard ini mempunyai banyak keuntungan.

• Kinerja perusahaan meningkat
• Standarisasi proses dan prosedur di dalam perusahaan
• Membuka pasar domestic dan luar negeri
• Efisiensi dan efektifitas perusahaan meningkat
• Tidak bergantung pada orang perorang melainkan bergantung pada system
• Mengembangkan karyawan internal perusahaan
• Meningkatkan image perusahaan
• Dll

Bagaimana menerapkan system manajemen mutu ISO 9001:2008 di perusahaan ? ini adalah langkah praktis dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di dalam suatu organisasi atau perusahaan.

1.       Bentuk Tim ISO 9001: 2008 yang terdiri dari Top Managemen, dan perwakilan masing-masing divisi/ departemen atau bagian.

2.       Buat schedule atau jadwal proyek implementasi dan sertifikasi iso 9001:2008 (umumnya dalam jangka waktu 3-5 bulan)

3.       Training Tim dan karyawan mengenai ISO 9001:2008 awarness & Interpretation (Training pengenalan ISO 9001:2008 dan interpretasinya), tersedia pelatihan-pelatihan  seperti ini di banyak konsultan sistem manajemen mutu (atau bisa melihat di www.konsultant-iso.com)

4.       Menyusun Dokumentasi yang diperlukan oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, bila ingin menyusun dokumentasi sendiri silakan menunjuk beberapa orang karyawan ( anggota Tim) untuk mengikuti training ISO 9001:2008 documentation atau bisa klik di www.konsultant-iso.com

5.       Dokumen yang diperlukan terdiri atas :

a.       Manual mutu

b.      Prosedur wajib

                                                               i.      Internal audit

                                                             ii.      Pengendalian dokumen

                                                            iii.      Pengendalian Catatan Mutu

                                                           iv.      Ketidaksesuaian produk/ jasa

                                                             v.      Ketidaksesuaian tindakan perbaikan dan pencegahan

c.       Prosedur operasional

                                                               i.      Pembelian

                                                             ii.      HRD

                                                            iii.      Produksi

                                                           iv.      Desain dan Pengembangan

                                                             v.      Infrastructur

                                                           vi.      Dll

d.      Pembuatan Instruksi Kerja

e.      Pembuatan formulir

6.       Implementasi dari dokumen yang dibuat

7.       Lakukan pelatihan Audit Mutu Internal (Internal Quality Audit ) yang disediakan oleh konsultan system manajemen (www.konsultant-iso.com)

8.       Lakukan audit internal ISO 9001:2008

9.       Lakukan tindakan perbaikan dan pencegahan dari hasil temuan Internal  Audit t ISO 9001:2008

10.   Lakukan Manajemen Review Meeting

11.   Audit Sertifikasi S1 oleh badan sertifikasi untuk melihat kesiapan kita secara dokumentasi

12.   Tindakan Perbaikan dan pencegahan hasil S1 audit

13.   Audit S2 untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2008

untuk hal yang kurang jelas silahkan kunjungi  www.konsultant-iso.com

 Semoga bermanfaat……

Pertanyaan Yang Paling Sering Muncul Saat Internal Audit ISO 9001:2008

Banyak pertanyaan sering muncul dalam pelaksanaan internal audit, hanya kadang kita kurang memahami pola yang ada dalam typical pertanyaan internal audit, auditor biasanya menggunakan Pola PDCA dalam membuat pertanyaan seperti contoh pertanyaan pertanyaan di bawah ini :

PLAN

1.   Jelaskan Tentang  Kebijakan Mutu &  Sasaran Mutu ?

Pertanyaan ini sangat sering muncul karena berkaitan dengan :

a. Perencanaan Perusahaan Secara global,  untuk memastikan bahwa semua orang dalam organisasi mengetahui apa yang diinginkan organisasi berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu nya

b. Perencanaan Departemen/ Bagian/ Seksi, guna mengetahui apa target Departemen/ Bagian

Tersebut.

c. memastikan sampai dimana pencapaian departemen/ bagian/ seksi tersebut dan memastikan tindakan pencegahan sudah di identifikasi untuk menghindari melesetnya pencapaian target.

d. Memastikan kesadaran karyawan mengenai sistem manajemen mutu pada organisasi tersebut.

2.   Jelaskan Apa tugas dan tanggung  jawab anda

Pertanyaan ini terkait dengan Job Description, kepastian tanggung jawab dan tugas, sekaligus melihat kompetensi auditee apakah sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sampai dengan hirarki organisasi (Struktur Organisasi) dimana dengan siapa auditee bertanggung jawab dan siapa saja yang menjadi bagian dari departemenya. Sekaligus melihat apa kontribusi auditee bagi pencapaian sasaran mutu departemen, sasaran mutu perusahaan, dan melihat potensi hambatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

DO

3.   Apakah  anda mempunyai acuan dalam menjalankan tugas & Bagaimana anda melakukan tugas ? (Acuan bisa termasuk UU, Peraturan, Manual, Prosesdur, IK, Persyaratan lain)

Pertanyaan ini diajukan untuk melihat apakah auditee memiliki standard­standard/ Petunjuk/ Pedoman dalam melaksanakan tugas­tugasnya. Ini adalah pertanyaan pembuka bagi auditor untuk masuk ke dalam proses kegiatan yang dilakukan oleh auditeee, melihat apakah proses tersebut sesuai dengan acuan tersebut, dan melihat potensi improvement proses yang sudah dijalankan selama ini. Termasuk di dalamya waktu penyelesaian proses, hasil yang diperoleh dan bahan / alat/ Sumber daya yang diperlukan selama proses. dan melihat ketrampilan/ kemampuan auditee dalam melakukan proses tersebut.

CHECK

4.   Bagaimana anda memastikan bahwa dengan proses yang sekarang, Sesuai dengan

Rencana  ?

Pertanyaan ini untuk memastikan proses monitoring berjalan, sampai dimana, mau kemana, berapa lama lagi Target akan menjadi aktual. Dan apa apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sekaligus melakukan cek apakah hasil dari proses sesuai dengan permintaan customer dan, pertanyaan berikutnya ….

5.   Bagaimana jika proses/ produk/ jasa tidak sesuai dengan persyaratan ?

Pertanyan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran apakah Ketidaksesuain telah teridentifikasi dan bagaimana menanggulanginya/ bagaiamana perlakuaan terhadap produk yang tidak sesuaia tsb.

ACT & IMPROVEMENT

6.  Apa ada yang bisa di tingkatkan?

Pertanyaan ini untuk melihat potensi peningkatkan kinerja proses dan potensi penghematan sumber daya yang digunakan, dibandingkan dengan apa yang telah dilakukan sekarang.

7.        dll...

Semoga Bermanfaat :

Training, Konsultasi, ISO 9001, 14001 & OHSAS 18001

hanya di :

Sertifikasi ISO 9001,14001,22000,ohsas 18001, dengan biaya yang terjangkau

dan  proses cepat…..

www.konsultant-iso.com

HP : 0812 10 9 10 329

Kunci Penerapan System Manajemen (ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, dll)

Menerapkan suatu sisitem manajemen di dalam  suatu perusahaan adalah pekerjaan yang tidak mudah, meskipun kadang perusahaan telah banyak mengeluarkan biaya, waktu dan tenaga namun nyatanya system manajemen ini belum juga mendatangkan manfaat bagi perusahaan itu sendiri bahkan sering kali system yang dibangun mempersulit proses internal dengan persyaratan birokrasi yang berbelit.

bagaimana agar system yang dibangun itu bisa dipetik manfaatnya ?? ada beberapa kunci yang bisa di jalankan agar system manajemen yang diterapkan berjalan effektif.

1.  Proses design system dengan benar :

ya,, sepertinya mudah membuat system berbasis ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 , dsb, namun apakah system yang dibangun tersebut benar seperti yang dibutuhkan perusahaan dan sesuai dengan  ISO ??

terkadang banyak sekali perusahaan yang mendesign system ini berdasarkan ,

a. Copy dari perusahaan lain

syah syah saja dilakukan namun apa jadinya bila semua yang dilakukan oleh perusahaan lain, kita lakukan saja, atas nama permintaan ISO, rasanya ISO tidak pernah meminta anda untuk meng Copy Persis apa yang dilakukan oleh Perusahaan lain, pada dasarnya ISO requirement itu sama tapi penerapanya pasti berbeda di setiap perusahaan, sebelum membuat suatu dokumen mengenai proses pekerjaan, ada pertanyaan mendasar yang perlu di jawab, mengapa kita harus membuat ini ?? apakah ini harus dilakukan ?? apa manfaat dari proses yang akan kita dokumentasikan ini ? kalau jawabnya memang harus dibuat dan dibutuhkan, Go A Head……

b. Membuat sendiri sebisanya

Beberapa perusahaan membuat dokumen ISO berdasarkan pemahaman mereka sendiri , semua proses di perusahaan dibuatkan dokumen, satu proses dibuat sangat lengkap, ada prosedurnya, Instruksi kerjanya, Policynya, dll, yang terkadang isi dari document tersebut saling tumpang tindih, atau bersisi hal hal yang tidak terlalu terkait dengan prose situ sendiri, wal hasil dokumen yang dibuat begitu banyak namun tidak tahu sebenarnya mana yang dijadikan acuan, atau lebih parahnya semua dokumen tidak bisa dipakai sebagai acuan, kalau sudah seperti ini pasti dokumen yang dibuat tidak akan dijadikan pegangan dalam menjalankan proses.

 design system sebaiknya dimuali dengan membuat flow business perusahaan, setelah itu baru tentukan area yang critical dan harus dibuatkan dokumen, setelah itu di kompire dengan requirement dari ISO, sehingga semua dokumen yang dibuat pasti ada tujuannya dan sekaligus sesuai dengan persyaratan (requirement dari ISO), di dalam pembuatan dokumen ini jangan terjebak dengan istilah semakin banyak semakin bagus…..

2.  Kesamaan Pandangan

Penting dalam menjalankan sistem ini untuk menyamakan presepsi, pemahaman dan cara pandang semua orang/ departemen terhadap sisitem ini, niatnya adalah untuk menjalankan proses dengan benar dan konsiten, tidak ada unsur saling menyalahkan disini karena tujuannya adalah perbaikan proses yang terus menerus, maka pemahaman setiap departemen / karyawan terhadap system manajemen ini harus sama bagaimana agar pemahamannya sama, training yang memadai mengenai ISO ini kepada semua karyawan di perusahaan sesuai dengan kapasitasnya, jangan sampai training hanya sebatas spv, ass manager atau manger saja,,,,

3. Menghormati Sistem

semua proses yang terdokumentasi harus dijalankan sesuai dengan apa yg sudah dituliskan dalam dokumen tersebut, Tidak ada jalan pintas  atau dijalankan tidak mengikuti prosedur, agar wibawa system tetap terjaga, wah kalau gitu proses ga jalan, kalau tidak ada si anu, nanti bagaimana ?? repot nih,,,,,,!!! hmmmm , kalau kita baca uraian yang diatas, pada saat design system ini harus benar kan??  maka apapun sebaiknya dituliskan di dalam prosedur misalnya pengecualian, keaadaan khusu, emergency, dll,,,, mudah kan?? atau bisa juga memakai surat sakti : Note dari orang yang akan bertanggung jawab apabila output tidak sesuai karena melanggar persyaratan dokumen.

4. Improvement

tidak ada satu system manajemen yang tidak menetapkan improvement sebagai tujuannya, maka seharusnya perusahaan akan selalu mendapatkan improvement apabila  PDCA dijalankan dengan benar  Plan = Rencana, Do = Melakukan  Yang direncanakan, Check = Pengecekan dan Monitoring, Act= Action / Tindakan apa yang akan dilakukan, satu cycle ini harus bisa mendatangkan peningkatan / Improvement, pelajaran apa yang bisa dipetik dari proses sebelumnya, dan apa yang bisa di standardkan?? apa yang bisa ditingkatkan ?? baik dari segi kuantitas, kualitas, waktu,,,,,,

semoga bermanfaat …….

konsultasi dan Training ISO 9001,14001, OHSAS 18001,,,,,,

www.konsultant-iso.com  email: budi_wibowo_bb@yahoo.com   HP 0812 10 9 10 329